Come passare la tua azienda da Microsoft Outlook a Proton utilizzando Easy Switch
- Lettura
- 5 minuti
- Categoria
- Easy Switch
Con Easy Switch, puoi spostare in modo sicuro tutte le email, i contatti e gli eventi del calendario della tua organizzazione da Microsoft 365 al tuo account Proton for Business.
Requisiti
- Sei un amministratore Proton.
- Sei un amministratore di Microsoft 365. Un account utente standard non avrà i permessi necessari.
- Il tuo account Microsoft 365 è ospitato nel cloud. Gli account in locale non sono supportati.
- Hai accesso al provider del tuo dominio.
Trova la guida di configurazione del tuo provider di dominio.
Primi passi
Quando accedi a Proton Mail per la prima volta, nella tua posta in arrivo appare una finestra modale Configura la tua organizzazione. Seleziona Easy Switch for Business e fai clic su Successiva.
Verrai indirizzato alla pagina delle impostazioni Importa tramite Easy Switch. Fai clic su Microsoft per avviare la procedura guidata di migrazione.
(Nota: Puoi tornare a questa pagina in qualsiasi momento tramite Impostazioni → Importa tramite Easy Switch nella barra laterale sinistra.)
Panoramica dei passaggi di migrazione
La procedura guidata di migrazione ti guida attraverso cinque passaggi:
Passaggio 1: Configura la migrazione
Seleziona i dati che vuoi migrare. Per impostazione predefinita, sono selezionate tutte e tre le opzioni: Email, Contatti e Calendari. Deseleziona quelle che non ti servono, quindi fai clic su Avanti.
Passaggio 2: autentica il tuo account Microsoft
Fai clic su Accedi a Microsoft. Si aprirà una finestra di accesso a Microsoft.
Accedi utilizzando un account amministratore di Microsoft 365 e concedi a Proton i permessi richiesti.
Passaggio 3: configura il tuo dominio
Fai clic su Aggiungi dominio per iniziare il processo di configurazione.
Questo passaggio prevede quattro sotto-passaggi, ciascuno accessibile dalla barra laterale sinistra.
3.1 Verifica il tuo dominio
Copia il record TXT fornito e incollalo nella console DNS del tuo provider di dominio. Per il nome host, usa il valore predefinito (di solito @). Poi fai clic su Aggiorna stato per verificare. (Nota: la sincronizzazione può richiedere fino a 24 ore.)
Inizialmente lo stato mostrerà Record di verifica non trovato mentre il DNS è ancora in propagazione.
Una volta rilevato il record, lo stato verrà aggiornato in Verifica valida trovata. Fai clic su Avanti per procedere.
(Nota: le modifiche DNS possono richiedere fino a 24 ore per avere effetto. Un pannello “Hai bisogno di aiuto?” sulla destra fornisce guide passo passo per provider di dominio popolari.)
3.2 Configura l’invio sicuro (SPF)
Copia il record TXT fornito e incollalo nella sezione DNS del tuo provider di dominio. Usa il nome host predefinito (@). Il record SPF consente al tuo team di inviare email da Proton e Microsoft contemporaneamente durante il periodo di migrazione.
3.3 Configurazione dell’invio sicuro (DKIM)
Aggiungi i tre record CNAME forniti al tuo DNS. I nomi host sono: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey e protonmail3._domainkey. Il protocollo DKIM aggiunge una firma digitale a ogni email, così i destinatari possono verificare che il messaggio provenga effettivamente dal tuo dominio e non sia stato modificato durante il transito. Senza di esso, i messaggi potrebbero essere considerati meno attendibili.
3.4 Configurazione dell’invio sicuro (DMARC)
Copia il record TXT fornito e aggiungilo al tuo DNS con il nome host _dmarc. DMARC si basa su SPF e DKIM per proteggere il tuo dominio dall’impersonificazione e migliorare l’affidabilità della consegna delle email.
Passaggio 4: configura utenti
4.1 Avvia la migrazione degli account
Apparirà un elenco di tutti gli utenti del tuo tenant Microsoft 365, che mostra il nome, l’indirizzo email e la dimensione stimata dei dati di ogni persona.
Per impostazione predefinita, Microsoft potrebbe nascondere i dati di utilizzo delle caselle email nei report per motivi di privacy. Per consentire a Easy Switch di visualizzare le dimensioni stimate delle caselle email, accedi all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e vai su Impostazioni → Impostazioni organizzazione → Report, quindi disattiva Nascondi i nomi di utenti, gruppi e siti in tutti i report.
Puoi avviare la migrazione dell’intera organizzazione in una sola volta, oppure iniziare con un gruppo più piccolo e aggiungere il resto in seguito.
Le caselle email condivise di Microsoft 365 non sono attualmente supportate e non appariranno in questo elenco.
Nel pannello di controllo di Easy Switch, seleziona gli utenti che vuoi spostare in Proton e fai clic su Avvia la migrazione.
Una volta avviata la migrazione, ogni utente selezionato mostrerà lo stato In corso . Il contatore in alto si aggiorna man mano che gli account vengono elaborati. Puoi procedere al passaggio successivo senza attendere il completamento di tutte le migrazioni.
4.2 Integra il tuo team
Dopo la migrazione degli account, Proton genera un unico link di invito valido per tutti gli utenti migrati. Copia il link e condividilo con il tuo team.
Ogni utente deve:
- Visitare il link di invito
- Inserire il proprio indirizzo email
- Ricevere un codice di verifica nella posta in arrivo di Gmail esistente
- Usare il codice per verificare la propria email e impostare una nuova password di Proton
La tabella Account migrati in questa schermata mostra lo stato Attivato o Sincronizzazione non iniziata per ciascun utente, così puoi monitorare chi ha completato la configurazione.
Passaggio 5: aggiorna i record MX
L’ultimo passaggio indirizza l’email in entrata del tuo dominio a Proton. Aggiungi i due record MX seguenti al DNS del tuo dominio:
- mail.protonmail.ch — Nome host: @ (predefinito)
- mailsec.protonmail.ch — Nome host: @ (predefinito)
Nota: dovresti anche eliminare tutti gli altri record MX.
Dopo aver aggiunto entrambi i record al DNS, fai clic su Conferma accanto a Conferma che i record MX sono stati aggiunti.
Poi, fai clic su Salva e chiudi.
La crittografia end-to-end verrà ora abilitata.
È tutto pronto! Proton ti invierà un’email di conferma una volta che la posta in entrata verrà indirizzata a Proton. L’operazione può richiedere fino a 24 ore.
Monitoraggio della migrazione
Dopo il salvataggio, si accede alla pagina Riepilogo della migrazione. Qui viene mostrato lo stato di avanzamento complessivo, inclusi gli account migrati, gli utenti attivati e lo stato dei record MX del dominio. Il dominio mostrerà un badge In attesa di MX… finché l’email non verrà indirizzata direttamente a Proton. A quel punto, gli utenti smetteranno di ricevere nuovi messaggi in Gmail e la migrazione sarà definitiva.
Nota: una volta completata la migrazione, i link di attivazione smetteranno di funzionare. Gli utenti che non hanno attivato i propri account dovranno contattare l’amministratore per reimpostare manualmente la password.
